Muchas empresas realizan un sólo cierre contable anual a final de año para sacar el impuesto de Sociedades y presentar las cuentas en el Registro Mercantil, es decir por pura obligación normativa. ¿Y si hacemos un cierre mensual para aprovechar esos datos, analizarlos y sacar conclusiones para que nuestro negocio vaya mejor?
Soy partidario de realizar este cierre mensual por dos motivos muy importantes:
- El cierre mensual permite verificar y corregir posibles errores o discrepancias en los registros contables, esto garantiza que la contabilidad refleje la situación real de la empresa. Si se realiza al año es posible que los errores se olviden y no se corrijan.
- Tendremos datos contables actualizados y fiables todos los meses, a partir de ahí podremos elaborar un reporte financiero que nos servirá para evaluar y controlar nuestro negocio y apoyar nuestra toma de decisiones.
Con el reporte financiero se transforman datos en información y eso nos sirve para decidir. Si esos datos no son correctos el reporte financiero no sirve. Así de claro.
El contable o responsable de administración debe asegurarse todos los meses en cumplir estos cuatro pasos para que la empresa tenga una contabilidad ordenada, limpia y fiable, con la que poder sacar información relevante para la toma de decisiones:
1. Registro de transacciones: Registra todas las transacciones realizadas durante el mes en tu programa de contabilidad. Esto incluye facturas de ventas, facturas de compra, pagos, cobros, gastos y nóminas.
2. ¿Ingreso o anticipo de cliente?: Asegúrate de contabilizar bien las facturas de ventas, no es lo mismo una entrega de productos o prestación de servicios (ingreso en la cuenta de resultados) que un cobro anticipado al cliente (pasivo)
3. Conciliación bancaria: Concilia los registros contables con los extractos bancarios para asegurarte de que los saldos concuerden y detectar posibles discrepancias o errores.
4. Ajustes contables: Realiza los ajustes necesarios para reflejar correctamente los ingresos y gastos del mes: provisiones, amortizaciones y ajustes de inventario.